Das Lizenzmanagement durch die elektronische Akte realisieren

In einem Unternehmen geht in den meisten Bereichen ohne eine EDV-Anlage gar nichts mehr. Ganz gleich ob im Lager, in der Produktion oder im Versand, überall wird EDV-gestützt gearbeitet. Vor allem aber im Bereich der Verwaltung, denn was wäre eine Verwaltung von einem Großkonzern, wenn man hier mit Bleistift und Schreibmaschine Arbeiten müsste? Die Technik ist dabei immer wieder bestrebt, auch die EDV-gestützten Vorgänge zu optimieren, was sich vor allem auch auf die Archivierung von Dokumenten bezieht. Durch gesetzliche Aufbewahrungsfristen und weiteren Verordnungen entsteht in einem Unternehmen ein großer Aufwand für die Archivierung von Dokumenten. Dies kann durch die elektronische Akte minimiert werden, denn hierbei werden alle Dokumente nur noch in einer digitalen Form gespeichert und nicht mehr in einer papiergebundenen Form. Perfekt erläutern lässt sich dies am Beispiel des Lizenzmanagements, denn gerade hier wird eine Archivierung der Lizenzen für Software erforderlich, die über viele Jahre, teilweise Jahrzehnte hinweg, aufbewahrt werden müssen. An dieser Stelle sorgt die elektronische Akte dafür, dass das Lizenzmanagement besser überschauen kann, ob für alle Software in einem Unternehmen auch wirklich eine Lizenz gegeben ist. Des Weiteren kann das Lizenzmanagement so die Archivierung dieser Lizenzen viel einfacher vornehmen, denn nicht selten wird das Lizenzmanagement von der EVD-Abteilung nur nebenbei betrieben. Selten gibt es einen Mitarbeiter, der nur für diese Aufgabe abgestellt ist. Zudem wird diese Arbeit nicht selten als lästig empfunden, denn bei einem großen Konzern kommen schon recht viele Lizenzen zusammen. Hier kann die elektronische Akte wirklich die Arbeit sehr optimieren, sodass sie keinem mehr lästig erscheinen wird. Durch den geringen Aufwand der Archivierung kann zudem viel Geld eingespart werden.