Die Videokonferenz ist auch in den kleineren Unternehmen auf dem Vormarsch. Bisher waren es Konferenzmappen, die den Teilnehmern ermöglichten die Konferenz so aufzuzeichnen, wie sie es wollen. Heute bieten Aufnahmegeräte etc. andere Möglichkeiten. Und auch Videoaufzeichnungen, die auf die Laptops der Teilnehmern anschließend geladen werden könne, ermöglichen heute ganz erheblich eine Erleichterung der Arbeit und die Nachvollziehung von den abgehaltenen Konferenzen und deren Inhalt.
Die klassische Methode sind aber immer noch die Konferenzmappen, die trotz moderner Technik immer noch die meisten Teilnehmer dabei haben. Konferenzmappen werden aus diesem Grund von Unternehmen auch an die Mitarbeiter ausgeteilt, die an Konferenzen teilnehmen. Auch als eine Art von Werbemittel. Denn insbesondere auf einer Konferenz können Konferenzmappen als Werbemittel sehr gute Dienste tun. Sie können maßgeblich dazu beitragen, dass ein Mitarbeiter auf einer Konferenz doch die eine oder andere Aufmerksamkeit erregt. Und zwar können Konferenzmappen als Werbemittel auch zum Einsatz kommen, wenn die Konferenz durchaus auch nur via Videoübertragung stattfindet. Die erforderlichen Geräte sind Magnet- und Pinnwand, aber auch ein Videoprojektor oder ein Tageslichtprojektor und die Weißwandtafel.
Wichtigere Besprechungen werden aber meist zusätzlich auch protokolliert und dieses Protokoll dann an alle Teilnehmer verschickt. Dies ist wichtig, um bei einer wichtigen Konferenz den Inhalt festzuhalten, so dass keine Missverständnisse entstehen. Diese Aufzeichnungen können dann ja mit den eigenen Aufzeichnung aus den Konferenzmappen verglichen werden. In den Werbemittel Konferenzmappen finden sich dann meist aber auch noch sehr persönliche Aufzeichnungen, auch über ganz banale Dinge, wie dass der Gesprächspartner unter Umständen nicht sehr aufmerksam war bei dem Gespräch.
