Neuzeitliche digitales Dokumentenmanagement und Archivierung
Digitales Dokumentenmangement wird aus folgenden Gründen eingesetzt:
Um Verwaltungskosten zu sparen und um die neuen gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Hierfür bieten Verschiedene Hersteller und Händler (z.B. Tec-Online) Lösungspakete für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement bereits kostengünstige Einsteigerlösungen für ein rechtssicheres Dokumentenmanagement an.
Rechtliche Aspekte zur Archivierung:
Neben den traditionellen Papierdokumenten stellen digitale Dokumente, wie elektronische Faxe, Emails, Briefe usw., sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung in zunehmendem Maße die Informationsgrundlage dar. Die daraus ergebende neue Herausforderung dieser Entwicklung ist deren langfristige Aufbewahrung (Archivierung) und Bereitstellung. Die neuen gesetzliche Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an das langfristige Archivieren von Dokumenten durch das Einführen einer digitalen Steuerprüfung (GDPDU ) und die Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt. Seit dem 1. Januar 2002 ist weiterhin der Vorsteuerabzug aus elektronischen Abrechnungen mit der qualifizierter elektronischer Signatur nach dem Signaturgesetz möglich und der Gesetzgeber fordert längere Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Daten und Dokumente als bisher. Daraus folgt, dass leicht zu bedienende und leistungsfahige Standardlösung für kleine und mittlere Unternehmen sowie für viele Abteilungen von Großunternehmen entwickelt und bereitgestellt werden müssen.
Wichtige Anforderungen an Archivsysteme:
Archive schützen vor Datenverlust und -veränderung sowie unautorisierter Benutzung
Stehen als Dienst jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung
Bilden die universelle, übergreifend nutzbare Wissensbasis des Unternehmens
Speichern alle Formen von Daten (Datenspeicher Angebote) und erschließen sie über geschützte Datenbanken
Schutz vor Missbrauch von Daten in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften
