Regeln für ein perfektes Lizenzmanagement

Das Lizenzmanagement ist ein Thema, mit dem die IT-Abteilungen in einem Unternehmen meist restlos überfordert sind. Einerseits wird die Wichtigkeit der Verwaltung von Softwarelizenzen nicht richtig eingeschätzt, andererseits sind in den meisten IT-Abteilungen viel zu wenig Mitarbeiter, die sich um viel zu viele Dinge kümmern müssen. Da bleibt ein vernünftiges Lizenzmanagement einfach auf der Strecke. Dies muss aber nicht sein, bedenkt man die hohe Geldstrafen und sogar Gefängnisstrafen, die einem Verstoß gegen das Lizenzrecht folgen können. Mit entsprechenden Tools ist eine Verwaltung der Lizenzen schnell eingeführt und kann auch zukünftig schnell gepflegt werden. Dabei helfen auch klare Regeln, die von der Geschäftsführung ausgehen. So sollte beispielsweise die benötigte Software in einem Unternehmen auf ein Minimum reduziert werden. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und der Geschäftsleitung kann schnell ausgemacht werden, welche Programme nicht mehr benötigt werden. Auch die derzeitige Kostenstruktur der Softwarelizenzen sollte überprüft werden. Eventuell sind Nachverhandlungen möglich, sodass sich hier die Konditionen ändern. In diesem Zusammenhang sollte auch dafür Sorge getragen werden, dass der Einkauf von Lizenzen zentral gesteuert wird. So schafft man eine größtmögliche Transparenz in der Verwaltung der Softwarelizenzen. Beachtet man diese viele weitere Regelungen, dann kann man Mithilfe einer digitale Akte schnell ein effektives Lizenzmanagement realisieren. Solche Tools kann man fertig programmiert kaufen. Sie kosten meist nur einen Bruchteil dessen, was bei einem Verstoß auf das Unternehmen zukommen würde. Daneben besteht aber auch die Möglichkeit, eine digitale Akte neu programmieren zu lassen, die konsequent und individuell an die Bedürfnisse und Ansprüche des jeweiligen Unternehmens angepasst ist.