In der heutigen vernetzten Welt ist es nicht mehr zwingend notwendig, dass alle Gesprächspartner und Kompetenzträger sich zeitgleich an einem Ort versammeln, nur um ein gemeinsames Gespräch führen zu können. Vielmehr ist es in international ausgerichteten Unternehmen oder in Projektgruppen mit dezentraler Organisation heute üblich, dass man sich via Telefonkonferenz miteinander abstimmt. Die Gründe, die für eine Telefonkonferenz sprechen, sind dabei gewichtig, es entfallen Reisekosten und Reisezeiten, wodurch die Effektivität und Effizienz gesteigert wird.
So können mit den selben Ressourcen mehr Projekte in gleicher Zeit abgewickelt werden oder ein Projekt in deutlich kürzerer Zeit zum Erfolg gebracht werden. Auch die Hinzuziehung von Externen ist durch eine Telefonkonferenz deutlich einfacher, es wird nur ein Telefon benötigt und ein Anbieter, der flexible Modelle für Telefonkonferenzen anbietet, im Idealfall auch mit der Möglichkeit eines einfachen Sofortzuganges ohne Registrierung. Denn so lassen sich Ad Hoc Gespräche auch mit vielen Teilnehmern realisieren, unabhängig davon, wo diese sich räumlich genau befinden. Hierdurch können Entscheidungen schneller herbeigeführt und Fragen einfach und direkt geklärt werden, was Kosten spart und eine optimale Nutzung von zeitlichen und menschlichen Ressourcen ermöglicht. Die Kosten der Konferenzen richten sich dabei nach der Dauer und werden im Minutentakt abgerechnet, wodurch die Kosten vollständig transparent sind. Und geringer als bei aufwändigen Meetings mit Anreise und Übernachtung an einem gemeinsamen Versammlungsort sind sie in jedem Fall.
