In großen Unternehmen ist in der Regel auch die Anzahl der Schlüssel sehr groß. Viele Mitarbeiter benötigen Zugang zu vielen verschiedenen Bereichen der Firma, dabei soll aber nicht jeder Mitarbeiter überall hinein kommen.
Außerdem ist es vielleicht gewünscht, den Zugang nur befristet zu gewähren, des Weiteren kommen auf den Betrieb große Aufwendungen zu, wenn Schlüssel abhanden kommen und Schlösser ausgetauscht werden müssen. Um diesen Problem zu begegnen bietet sich die Verwendung einer digitalen Schlüsselverwaltung an, die Übersicht schafft und dadurch Zeit und Kosten spart.
Programme, die der Schlüsselverwaltung dienen, sind in der Lage alle relevanten Daten über die Schließanlagen des Betriebes zu speichern und in übersichtlicher Form wieder abrufbar zu machen.
Dabei werden virtuelle Karteikarten über die Schlüssel und deren Anzahl in einer Schlüssel Datenbank angelegt und gespeichert, Mitarbeiter, die Schlüssel tragen, verwaltet, der Bestand innerhalb der Schlüsselschränke überwacht, sowie alle Schlösser erfasst, zu denen es Schlüssel gibt. Abfragen an das System können dann lauten, wer hat Zugang zu welchen Bereichen der Firma? Wo ist der Schlüssel XY? Durch Netzwerkunterstützung lässt sich die Veraltung dann auch auf verschiedene Filialen ausweiten.
Dadurch wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter stets die für sie wichtigen Bereiche eines Betriebes betreten können, andererseits aber keine externe Personen Zugang erlangen.
