Die Organizer machen es den Mitarbeitern nicht leicht wenn sie sich entscheiden müssen zwischen diesen inzwischen auch nicht mehr ganz neuen und schon längst auf dem Markt etablierten Geräten und dem klassischen Werbemittel Konferenzmappen. Zum Einsatz kommen diese heute allerdings immer noch sehr viel häufiger, als die Organzier, denn die meisten Mithörer im Rahmen von einer Konferenz stört es doch sehr, wenn der "Kollege" auf seinem Organizer herum tippt.
Beim Handtieren mit dem Werbemittel Konferenzmappen stört man kaum jemanden, denn den Umgang mit Stift und die dadurch minimal entstehenden Geräusche können leichter ignoriert werden, als die Geräusch, die ein Organizer von sich gibt.
Da die Teilnahme an Konferenzen für die dort Teilnehmenden Arbeit ist, sind die Werbemittel Konferenzmappen so ausgestattet, dass es die Nutzer leicht haben damit umzugehen. Die Werbemittel Konferenzmappen ersetzen sozusagen ganze Aktentaschen. Denn "bepackt" sind die Werbemittel Konferenzmappen zwar sehr unterschiedlich, doch beinhalten alle das was ihr Nutzer bei einer Konferenz um Notizen zu machen am dringendsten benötigt, wie einen Schreibblock (wahlweise kariert, blanko oder mit Schreiblinien), einen Stift (üblicherweise einen Kugelschreiber, weil dieser gut in der Hand liegt und auch nach langen Konferenzen keine Müdigkeitserscheinungen beim Schreiben erkennen lässt). Darüber hinaus verbergen die Werbemittel Konferenzmappen auch noch so Dinge, wie Taschenrechner und auch andere Utensilien, die ein an einer Konferenz teilnehmender Mitarbeiter von einem Unternehmen so alles braucht. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf Konferenzen schicken, lassen diese natürlich nie ohne Werbemittel Konferenzmappen mit ihrem eigenen Logo oder Slogan bedruckt bzw. eingestanzt oder eingeprägt auf Konferenzen gehen.
